Mail und Kalender

Der Zugriff auf Mail und Kalender gehört zu den Basisanforderungen eines jeden Mitarbeitenden. Der Zugriff sollte von überall aus möglich und möglichst identisch sein. Selbst wenn man offline ist, sollte man auf schon empfangene Mails zugreifen und neue Mails schreiben können (auch wenn das Versenden erst wieder möglich ist, wenn man wieder online ist). Dasselbe gilt für die Anzeige und Bearbeitung von eigenen Kalendereinträgen.

Google Mail

Für den Zugriff auf Mails gibt es Google Mail. Dabei handelt es sich um eine Webapp. Man erlangt damit Zugriff auf seine Google Mail Adresse. Alle Daten werden dabei in der Google Cloud abgelegt. Google Mail bietet alles, was ein Mailclient enthalten soll: Adressbuch / Kontakte, Verteiler (Kreise), Abwesenheitsnotizen, Footer, Kategorien, Bewertungssystem, Vorlagen etc.

Um auf Emails zugreifen zu können, die nicht bei Google gehostet werden, sondern zum Beispiel in dem Exchange-Server der Firmendomain, muss das externe Firmenkonto zusätzlich in Google Mail eingerichtet werden.
Einen alternativen Mail-Client, der Zugriff auf andere Mailkonten ermöglicht, ohne dass Google mitliest, gibt es im Web-Store aktuell nicht. Da bleibt nur der direkte Zugriff auf das Webinterface des Firmenkontos, falls vorhanden. Das ist aber wieder nur online zu erreichen.

Google Mail offline

Man kann auch offline auf seine Google Mails zugreifen. Hierfür stellt Google mit Google Mail Offline eine separate App zur Verfügung. Das hat leider ein paar Nachteile:

  1. Damit man auf seine Mails offline zugreifen kann, muss man aktiv Google Mail offline starten, wenn man noch Internetzugang hat. Nur dann synchronisieren sich die Mails auf das Chromebook. Dies geschieht trotz aktiver Internetverbindung nicht automatisch im Hintergrund, ohne Google Mail offline manuell gestartet zu haben. Dies ist übrigens auch bei anderen Mail-Clients wie Microsoft Outlook unter Windows der Fall. Schick wäre es aber trotzdem.
  2. Ein weiterer Unterschied ist, dass sich das Layout von Google Mail und Google Mail offline unterscheiden. Zwei unterschiedliche Oberflächen können verwirren und bedürfen unterschiedlicher Arbeitsweisen, was unpraktisch ist.

Natürlich kann man ausschliesslich Google Mail offline nutzen, um Mails zu bearbeiten. So muss man sich nicht immer umgewöhnen. Die Usability der Offline-App ist allerdings nicht so gut, wie die des Google Mail Webclients.

Google Kalender

Mit Google Kalender steht einem eine ausgereifte Terminverwaltung zur Verfügung. Er bietet alle Funktionalitäten für den professionellen Einsatz, wie Serientermine, Erinnerungen (via Mail, Popup etc), Einladungen, Freigaben für andere Mitarbeiter, unterschiedliche Farben, sowie die Möglichkeit mehrere voneinander unabhängige Kalender zu pflegen. Die Integration eines Google Hangout-Meetings ist leicht möglich.
Der Funktionsumfang von Google Kalender entspricht in etwa dem Kalender von Microsoft Outlook.

Google Kalender kann auch offline genutzt werden. Hierfür muss initial unter Einstellungen --> offline der Offline-Modus aktiviert werden. Dann werden die Termine auf das Chromebook heruntergeladen und man kann offline auf die Termine zugreifen. In den Offline-Einstellungen kann angegeben werden, welcher der verfügbaren Kalender offline verfügbar sein soll.

Delegationsfunktion

Für die Assistenz ist es notwendig auf die Mails und Termine des Betreuten zugreifen zu können, um für ihn Mails zu schreiben oder Kalendereinträge zu erstellen und zu bearbeiten.

  • Bei Google Mail ist der Zugriff auf ein anderes Mailkonto nur möglich, wenn man im Chrome Browser die Zugangsdaten des Betreuten hinterlegt. Dann allerdings kann man auf all seine Dokumente und Funktionen zugreifen. Ob das gewollt ist, muss man selbst entscheiden. Eine weitere Möglichkeit wäre, die Mails zusätzlich noch an die Assistenz weiterzuleiten. Aber auch diese Möglichkeit ist nicht ideal.
  • Mit Google Kalender ist eine Delegation eines Kalenders leicht möglich. Der Betreute gewährt der Assistenz Schreibzugriff auf einen oder mehrere private Kalender, die Assistenz kann nun den Kalender verwalten.

Zugriff auf Microsoft Exchange und Drittanbieter

Eine komplette Integration in Microsoft Exchange ist leider nicht gegeben. Zwar kann man mit Google Mail auf ein Exchange Konto zugreifen, allerdings bleibt der Zugriff auf die Kalender verwehrt. Hier bleibt nur der Umweg über das webbasierte Microsoft Office 360°.
Wer Google Mail und Google Kalender umgehen möchte, um die Daten nicht auf den Google Servern abzulegen, aber trotzdem eine native App nutzen möchte, muss leider auf das Chromebook verzichten. Native, offlinefähige Clients für andere Groupware-Systeme, wie zum Beispiel Zaraffa, gibt es leider noch nicht.

Microsoft Outlook App

Mit der App Outlook.com bietet Microsoft einen alternativen Mailclient als native App an. Um die App nutzen zu können ist allerdings ein Microsoft Konto nötig.

Fazit

Mit Google Mail und Google Kalender stehen einem zwei professionelle Tools für die Kommunikation mit den Businesspartnern und innerhalb der eigenen Firma zur Verfügung. Die typischen Funktionalitäten werden voll abgedeckt und können sich mit etablierten Lösungen wie Microsoft Exchange messen. Ist man offline, kann man trotzdem, mit ein paar kleinen Abstrichen (anderes Design bei Mail), weiterarbeiten.

Wer sich von der Microsoft Welt nicht lösen möchte, wird mit der Outlook.com App gut bedient.

Mail und Kalender von Drittanbietern lassen sich nur online durch einen direkten webbasierten Zugriff lösen.

Schlusswort: Mit Google Mail, Google Mail offline und Google Kalender ist man überall versorgt, egal ob online oder offline.